Quando falamos em automação de processos, pensamos em realizar tarefas operacionais de forma automática. No entanto, esse conceito vai muito além. Tem a ver com a transformação digital e com o uso de novas tecnologias, como a Inteligência Artificial para disseminar a Indústria 4.0.
Segundo o Dicionário Michaelis Online, a automatização é um "sistema constituído por dispositivos mecânicos ou eletrônicos, utilizados em fábricas e estabelecimentos comerciais, em instituições hospitalares e bancárias, etc., destinado à operacionalização e controle dos processos de produção, que dispensa a intervenção direta do homem".
Fica claro, portanto, que a automação dos processos ajuda a produzir mais com um custo menor. Ao mesmo tempo, também oferece melhorias em produtividade, eficiência e alcance de melhores resultados.
Automatizar os processos significa deixar de executá-los de forma manual para realizá-los de maneira automática, por meio de máquinas, equipamentos, instrumentos, softwares e outros recursos. Geralmente, as atividades que sofrem essa transformação são as operacionais, a fim de que as equipes da empresa foquem nas tarefas estratégicas.
Aqui, é preciso entender o que são processos organizacionais. O conceito dita uma sequência de atividades organizadas e ordenadas, com recursos, agentes e ferramentas determinadas. O propósito é executá-las para alcançar um objetivo específico.
Por exemplo, a venda de um sapato em uma loja de calçados. Nesse caso, as etapas seguidas pelo vendedor são:
Dentro desse contexto, é possível automatizar o atendimento por meio da tecnologia para integrar sistemas e dados. Assim, quando o vendedor recebe o cliente, ele acessa um tablet e já verifica as opções de calçados disponíveis em estoque, a fim de reduzir a quantidade de movimentações pela loja e aumentar as possibilidades ao consumidor.
O cliente verifica os sapatos selecionados em uma imagem como se estivessem sendo calçados por ele, em tamanho real. Depois de escolher o par, o vendedor apresenta o item e fecha a solicitação, após confirmação da compra.
Como fica claro, a automação dos processos pode ser aplicada desde atividades mais simples até outras mais complexas. Pode, inclusive, auxiliar na personalização necessária na Indústria 4.0.
Um dos propósitos da automação é racionalizar e otimizar as tarefas que geram resultados para o negócio. Ao substituir atividades manuais por estratégicas — e garantir que as primeiras sejam realizadas por softwares —, você atinge a alta performance e tem uma equipe mais produtiva.
Ainda existem outros benefícios da automatização de processos, como as listadas a seguir:
A união entre a tecnologia da informação e a gestão de negócios otimiza os resultados da empresa. A comunicação facilitada e a informatização das tarefas diminuem o tempo de produção, simplificando as atividades.
Essa característica permite que as equipes otimizem seu potencial ao atentarem o que é relevante, no sentido estratégico. Como consequência, há o melhor aproveitamento do capital humano.
As informações geradas por sistemas e equipamentos são armazenadas em um banco de dados. Com a automação, a empresa identifica gargalos, descobre o que precisa melhorar e obtém informações para tomar melhores decisões.
Por exemplo, você sabe como andam o estoque, o financeiro, os números de vendas, o desempenho dos colaboradores e mais. Os dados são apresentados em forma de relatórios, que subsidiam o processo decisório.
Eles ainda contribuem para a elaboração do planejamento estratégico organizacional. Isso porque é possível reduzir erros para aumentar a competitividade do negócio.
A consequência direta da automação de processos é a redução das tarefas operacionais, devido à informatização das atividades. O aumento do compliance é um dos aspectos positivos que surgem dessa relação. A partir dele, a empresa garante a adoção das melhores práticas. Da mesma forma, tem os dados armazenados para consulta posterior, sempre que necessário.
Ainda é possível citar a padronização. Além de evitar que a produção paralise no caso de um colaborador faltar, garante que as tarefas sejam cumpridas de acordo com um roteiro predefinido. Isso facilita tanto a entrada de novos colaboradores quanto o ajuste e a estruturação de processos por parte dos gestores.
A automação facilita as atividades — e entender isso é muito simples. Ainda assim, pode ser difícil compreender como ela é colocada em prática no dia a dia.
Já citamos um exemplo simples da venda de um calçado. Veja outras possibilidades dentro do contexto corporativo:
Os softwares de automação de rotas já são usados por transportadoras e outras empresas especializadas. A ideia é apresentar o melhor trajeto, considerando tempo, trânsito, entregas a serem realizadas, pedágios e outros fatores.
Com esse recurso, é possível fazer o caminho mais eficiente, a fim de garantir o cumprimento dos prazos. Ao mesmo tempo, o cliente pode acompanhar o trajeto do motorista e/ou saber onde sua mercadoria está.
Ele sabe a previsão de entrega, quando o produto saiu para sua casa e até o momento exato da chegada. Nesse último caso, já se tornou possível coletar a assinatura digital do destinatário e até tirar uma foto do canhoto do recebimento.
A ouvidoria é responsável por receber reclamações e garantir a qualidade dos produtos e serviços. Além disso, mensura o nível alcançado no atendimento aos clientes e ajuda a resolver gargalos.
Esses benefícios apenas são conquistados se houver um sistema de automação. Com o software indicado, torna-se possível:
As atividades simples e, muitas vezes, burocráticas dificultam a rotina das empresas. A automação permite executá-las com rapidez. É o caso da emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e).
O sistema inteligente automatiza o processo ao coletar as informações necessárias e facilitar a emissão. A mesma prerrogativa pode ser usada para outras funções, como:
Quanto antes você começar o processo de informatização das atividades, melhores serão seus resultados. No entanto, é preciso avaliar a sua necessidade imediata, o retorno que terá e o investimento que precisará fazer.
Por isso, comece com um mapeamento de processos. Confira todas as atividades executadas, em qual ordenação são realizadas e se alguma delas já está automatizada.
Entre aquelas ainda sem automação, veja quais impactam mais a qualidade da entrega ao cliente. Essa recomendação é feita porque são essas tarefas que, normalmente, trazem retorno mais rápido.
É o caso de contratar um sistema de gestão empresarial (ERP). Esse tipo de ferramenta centraliza os diferentes dados e gera relatórios com informações relevantes, facilitando as tomadas de decisão, além de:
Conforme decidir pelas mudanças, atente ao monitoramento. Mensure os dados para ter certeza de que eles trazem resultados positivos. Acompanhe os indicadores de desempenho relevantes, como:
Por fim, documente as informações e crie integrações e protótipos. Simule telas que mostrem como ficarão os processos após a automação. Isso ajuda a assegurar que as atividades serão executadas conforme o esperado.
Integre ainda os bancos de dados e os sistemas usados. Assim, você terá os insights de que precisa sempre em mãos e os resultados obtidos estarão mais adequados à realidade da sua empresa.
A automação de processos traz eficiência e ajuda sua empresa a conquistar vantagem competitiva, sendo um investimento que traz resultados em curto, médio e longo prazos.
